1. Contenu facile à lire
Rendez votre contenu facile à lire en identifiant les informations importantes. Les courriels clairs sont généralement répondus plus vite.
- Écrivez un bon titre. Pas besoin d'écrire votre nom ou le nom du destinaire!
- Utilisez les points et les paragraphes.
- Ajoutez des liens, des captures d'écrans ou des Looms.
- Indiquez des mots en gras, en italique, sous-lignés ou en couleur.
2. Appel à l'action (ou Call-to-Action)
Utilisez des expressions "Call-to-Action" (CTA) là où c'est applicable. Ce n'est pas seulement pour des sites Web ou sur les réseaux sociaux. C'est aussi très pratique dans les courriels quand on travaille avec des clients et partenaires. Exemples...
- J'attends votre réponse lundi prochain à midi. (Versus... Laissez-moi savoir quand vous aurez fait votre choix.)
- Quel est votre choix entre ABC ou XYZ? (Versus... Laissez-moi savoir votre choix.)
3. Questions? Réponses!
Ne laissez pas de questions non répondues. Même si vous avez répondu par téléphone, clavardage ou texto, si une question a été envoyée par courriel, répondez-y pour faire le suivi, et pour ne pas laisser un courriel non répondu.
4. Erreurs d'orthographe et de frappe...
Corrigez les erreurs. S'il y a de simples erreurs d'orthographe ou de frappe qui affecte votre travail, répondez avec l'information corrigée. Je vous assure, ceci n'est pour irriter personne. C'est pour aider dans les futures recherches et vérifications. Voici des exemples d'informations qui peuvent être à réviser :
-
- Dates
- Numéros de factures, reçus et états de comptes
- Prénom et nom
- Adresse
- Etc.
5. Tic! Tac!
Répondez le plus tôt possible! Lorsque vous recevez un courriel qui a besoin d'une réponse, essayez de commencer une ébauche de réponse dès que possible. Même si vous ne pouvez la compléter, inscrivez au moins vos salutations, ou tout ce qui vous passe par la tête. Et simplement, sauvegardez le brouillon. Personnellement, tout ce qui peut apparaître en rouge, comme brouillon ou non lu m'active beaucoup. De cette manière, je me crée un rappel visuel, tout en étant proactive.
6. Tout est dans la préparation!
Un peu dans le même sens que le point précédent, ouvrez un courriel en brouillon lorsque vous travaillez sur certaines tâches. Ceci vous permettra de prendre des notes en parallèle du travail. Par exemple, en faisant de la tenue de livre, en configurant une plateforme ou en assistant une rencontre, je trouve que c'est une superbe manière de préparer un résumé ordonné sans doubler ma charge de travail.
7. Relecture
Relisez-vous à voix haute! Lire à voix haut permet de reconnaître et modifier le ton de nos communications écrites. Certaines expressions ou éléments syntaxiques peuvent sembler très différents par écrit et même complètement désaligner notre message. Donc, la relecture à voix haute permet de modifier selon nos expressions et nos intentions.
8. Objectif : inbox zéro!
Faites le ménage de votre boîte de courriels! Les courriels sont comme toute paperasse physique; ils polluent notre environnement de travail, mais même encore pire, puisqu'ils ne prennent pas de place physique. En y faisant un nettoyage (visuel du moins) de temps en temps, votre espace mental en sera soulagé.
9. Brouillons...
Si vous vous apprêtez à écrire de longs courriels (avec des instructions qui peuvent durer dans le temps par exemple), j'aime suggérer d'ouvrir et de sauvegarder des documents à l'externe des boîtes de courriels, comme sur un Google Drive.
10. Enfin!
Ce dernier truc n'est nécessairement écrit, mais peut grandement agrémenter des courriels. On s'entend, il peut être fréquent qu'une explication de manière vocale et/ou visuelle soit plus efficace qu'un long courriel. Dans ce cas, je suggère une courte vidéo Loom : https://loom.grsm.io/sq-assistance.
